雑務な日々

マイナンバーが記載された書類を送るのに「レターパック」にするか「簡易書留」にするかと、騒いでいる私ですが、実際はそういう書類を発送するのにこういう方法で送って下さいという指示があったのは、現時点で

・ハローワーク

・健康保険組合

のみです。ハローワークは「高年齢雇用継続給付支給申請書」を返信用封筒を同封して普通郵便で提出していたところ、

途中で「簡易書留」か「特定記録郵便」で送るように言われたので、以降提出時は「レターパックライト」で、返信用に「特定記録郵便」の切手分を貼った封筒を入れて出しています。

でも、この給付申請書にはマイナンバーは記載されていないんですけどね。

健康保険組合は「追跡できる手段で」と言われているだけで、発送方法は特に限定はされていません。

近々現在の加入者のマイナンバーを提出するように言われているので、その時はもちろん簡易書留なり確実に手元に届く発送で送りますが、以降は新規の資格取得者とかマイナンバーの記載が必須となる届け出以外は、これまでのように普通郵便で構わないのでなはかと考えています。

（最近は「簡易書留」、または「簡易書留」と同等以上に安全性のあるもの、という表現になってきました）

マイナンバーが記載された書類はどこかで紛失があってはいけないので、確実に届く方法で送るのがベストですが、（指示がないかぎりは）こういう発送法で送らなければならないという義務はないはずです。


なので普通郵便で送るのも構わないはずです。


個人あてではなく、市区町村の役所、税務署、機関であれば紛失することはまず無いとは思うんですけどね。。。


でも万が一の紛失は避けたいので安全に確実に送りたいと考えれば、「簡易書留」や「レターパックライト」を活用しようとするのが普通だと思います。

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各役所から送られてきた給与支払報告書セットの一部です。封筒の大きさも定型やらB5、A4サイズ、大きいのはB4サイズのもあります。返信用の封筒はオレンジ色だったり緑色だったり、すべて開封して余分なものは捨ててもかなりボリュームダウンさせたのですが、それでも全体ではけっこうな量になります。

各役所の返信用封筒を生かして「簡易書留」で発送すればまだ役に立ったと言えますが、「レターパックライト」を使ったらそれらは使わずに終わります。だから今後は「宛名シール」にしてもらいたいものです。


＊郵便局に持ち込んで発送する

「特定記録郵便」・・・ポストイン、発着を追跡できる。

「簡易書留」・・・・発着が追跡でき、かつ手渡し


＊ポストに投函するだけで発送できる

「レターパックライト」・・・ポストイン、発着を追跡できる。

「レターパックプラス」・・・発着を追跡でき、かつ手渡し


マイナンバー関連書類の発送方法に「簡易書留」が多いのは、昔からある信頼性の高いサービスだからだろうと思います。

でも同じ日本郵便のサービスなら、やっぱりポストに投函するだけなのが楽でいいですよね、郵便局に持ち込むとなると「書留・配達記録郵便物等差出票」も書かねばならないので。

昨日ふと気がついて慌てた簡易書留を出す際に記入する「書留・配達記録郵便等差出票」の手間をどうするか、さっそく今朝最寄りの郵便局に電話で聞いてみたところ

　「書留・配達記録郵便物等差出票」を書く手間をどうするか悩む

・エクセルで作成した表でも良い（1枚）

・表の項目は、依頼主の住所、氏名、届け先の名前、料金等を設けること

　（「書留・配達記録郵便等差出票」と同じ項目があれば良い）

・入力した届け先の名前順に封筒を並べて郵便局に提出すること

とのことでした。

（持ち込む郵便局によって対応が異なるかもしれませんので確認が必要です）


手書きよりは修正のできるエクセルのほうが楽で手間も省けるのは間違いないのですが、その後局員の人が封書をひとつずつチェックして「お問い合わせ番号」を記入すると思われます。もしオリジナルの複写式の「書留・配達記録郵便等差出票」であれば、（手書きの時もありますが）機械で番号を打ち込めるのかもしれませんが、


こういう規格外のエクセルの表を持ち込んだ時はどうなんでしょうか？

電話で問い合わせた時にそこまで気がまわらず、聞き忘れました。


封書を計量し、「お問い合わせ番号」を手書きするとなれば、局員の労力もハンパなく、その間私も待たされることになるわけです。


そこで出来る時間短縮策と言えば、窓口が混雑する午後ではなく、午前中の早い時間に持ち込む、くらいしか思いつきませんが。


もし、各市町村の宛名シールがあるのであれば、迷いなく


　給与支払報告書はレターパックで出します！！　


なので、各市区町村役所のみなさん、給与支払報告書セットを今後も送ってくれるのであれば、

返信用封筒ではなく、「宛名シール」を同封して下さい。

もっと言うのであれば、

ＨＰから「宛名シール」をダウンロードできるようにして下さい。

それ以外は不要です。

自分の業務の一面からしか物事が見えていないので、事業所によってはとらえ方が違うかもしれませんが、そう思っています。

1月末までに各役所あてに「源泉徴収票」を送らなくてはいけません。まだまだ作業はそこまで追いついていないのですが、レターパックで送るか、簡易書留で送るかを考えた時、大きな問題というか手間が発生することに気がつきました。


いつものように各役所から封筒やら支払報告書等がワンセットになって届いていたので、今回もそれらを活用して「簡易書留」で郵送するつもりでいました。


ところがです。


書留や配達記録郵便を出す時は「書留・配達記録郵便物等差出票」を書かねばならないことを思い出しました。



依頼主の住所、氏名はゴム印を押すとしても、届け先の名前（提出先の役所名）は手書きで書かなくてはいけません。

提出先は60件くらいあります。この手間を少なくする方法がないか調べてみたところ、以前は日本郵便のＨＰでこの書式に入力、プリント出来たらしいのですが今はやってなくて、ヤフーの知恵袋にはエクセルで自作しても良いというような回答も目にしたのですが、最寄の郵便局に聞いてみないと何とも言えません。

今までは普通郵便で送っていたので何の手間もなかったのですが、今回からはマイナンバーが記載されているので「簡易書留」か「レターパック」かどちらかの方法で送らなくてはいけません。


〇発送にかかる料金では

レターパック（360円）＞簡易書留（392円～）でレターパックの勝ち！


〇ちゃんと届く安全性、確実性では

簡易書留（手渡し）＞レターパック（郵便受けにポストイン）で簡易書留の勝ち！

でもどちらも日本郵便のサービスだし、レターパックも追跡できる。しかも個人宅への郵送ではなく役所なので届かないというのはよほどのことがない限りないと思います。


〇発送の簡単さ、便利さ

レターパック（郵便ポストに投函するだけ）＞簡易書留（郵便局に持ち込んでさらに上の用紙に要記入）


ここまでの比較では、レターパックの勝ちでしょう、


でも今回は提出先の宛名が記載されてる封筒（シールも含め）があるのでそれを活用して簡易書留で出すほうが良さそうだけど、

上の用紙に記入する手間が発生します。


一方、レターパックは上の用紙は不要ですが、提出先の宛名を手書きで書かねばならないという手間が発生します。


どちらとも言えない状況です、


封筒に記載されている宛名を切り取って、レターパックに貼れば手書きせずに済みますが・・・


こうなると、今後も役所が給与支払報告書セットを送ってくるのであれば、宛名が書いてある返信用封筒ではなく、「宛名シール」のほうが助かりますね。