マイナンバー収集用に提出依頼書を送ったのに、確認書類の不備が多すぎる

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「支払調書」を作成するために、マイナンバー提出依頼の3部作を作成しました。

日頃顔を合わせない、社外にいる方達に対してなので、趣旨が伝わるように、

そして送ってもらう確認書類等の不備がないように考えて作成したつもりでしたが、

結果、きちんと書類を返送してくるのは3人に一人の割合で、

他は「通知カード」のコピーだけを同封してくるという実態に頭を抱えてしまいました。

文章がわかりにくかったのかもしれない、というガッカリ感と、

またレターパックを同封して送るという手間と費用の発生です。

今回マイナンバーの提出依頼を出したのは、仕事があれば働くという、

常勤ではない、発行するのは「支払調書」ではなく「源泉徴収票」という方々に対してでした。

年齢の高い方もいるのですが、そうでもない方もいて、

どうしてきちんと書類を揃えてもらえないのかがわかりません。


今日たまたま友人と会う機会があったのですが、彼女はフリーで仕事をしていて、

いくつもの会社と契約しています。

「もうマイナンバーは提出した?どんな形で依頼された?」と聞いたところ、

契約先のどこからもまだ提出を求められていないというのです。

今年の初め頃に、マイナンバー法が施行されるから協力してくださいみたいな

書面は一度もらったけれど、その後一切なにも無いらしいのです。

アルバイトやパートではなく、その仕事で生計をたてている人なので、

どこからも提出依頼がないということはないと思うのですが・・・・

私のやってることがタイミング的に早いだけなんでしょうか?

それにしても、郵送代がバカになりません。

一回につき600円弱かかるので、再送すればその倍の金額です、

対象人数がそう多くはないので仕方のないことですが、

こうなってくると、

某保険会社のように、普通郵便で返送させるのもわからなくはないという気持ちになります。

きちんと読んで理解しようとしていない、

送料が自己負担ではないから適当にやってしまっている、

そう判断せざるをえません。困ったことです。



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「支払調書」作成用のマイナンバー収集にとりかかる③

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3部作の最後の「確認書類」をさっと書くつもりでいたのですが、

先に書いた1、2部の中の表のレイアウトがどうしてもきちんとならず、自分のPCからはちゃんとして見えるのに、

他のPCではおかしく見え、スマホにいたってはもうガタガタで目も当てられず、落ち込んでいました。

解決策はまだわからないのですが、とりあえず3部目を書きます。

これももちろん、ネットで検索したのをパクってアレンジして作りました。

マイナンバーの確認書類と本人種類の組み合わせのパターンです。


以下の1~4の組み合わせのどれかひとつの方法で書類の提出をお願いいたします。

マイナンバーの確認書類と本人書類の組み合わせ

  マイナンバーの確認書類 必要な本人確認書類
 1 「個人番号カードの両面コピー」 不要
 2
 「通知カード」の表面コピー
*裏面に住所・氏名等の変更情報を
 記載した場合は両面のコピー
*顔写真付きの本人確認書類1種類
  または
*顔写真のない本人確認書類2種類
 3 住民票の写し(マイナンバー記載あり)
本人確認書類1種類
(顔写真の有無は問いません)
・左記の3、4でご用意された
 マイナンバーの確認書類を除く

 4
 住民票記載事項証明書
(マイナンバー記載あり)


*顔写真付きの本人確認書類とは
 ・運転免許証 ・身体障害者手帳
 ・パスポート ・在留カード
 ・住基カード(写真付き) ・特別永住者証明書等
 ・運転経歴証明書 

*顔写真のない本人確認書類とは
 ・各種健康保険証 ・後期高齢者医療受給者証
 ・住民票の写し ・印鑑登録証明書等
 ・住民票記載事項証明書 


◎有効期限のあるものは、有効期限内のものに限ります。
◎「住民票の写し」等については、発行後6ヶ月以内のものに限ります。



とまあ、こんな感じで3部作1セットで、返信用の「レターパックライト」同封して発送する予定です。


(現役の人で「後期高齢者医療受給者証」はないですね、書いていて気が付きました)


マイナンバーは個人情報なので、途中で紛失とかないようにどういう発送方法がベストか、

費用面とか考えていろいろと悩んでいるわけですが、

今日小耳にはさんだ情報によるとですが、某大手保険会社では顧客にマイナンバーを提出させる際、

普通郵便で返送させているらしいです。

万単位?のものすごい数のお客さんでしょうから、簡易書留なんて使ったらぶっとぶような金額になるでしょうから、

わからなくはないです、

ここから先は私の想像ですが、それで途中紛失が怖かったら顧客自身で簡易書留代を負担して発送して下さい、

とは言わないか、言ってるか、そんな状況じゃないかと想像しています。

どういう発送方法にしても、100%確実なことはなく紛失は起こり得ることですからね。。。。


現時点では「マイナンバー」が、私たちにとってどうメリットがあるのかわかりませんが、

とにかく何をするにしてもその提示なり提出を求められるのは間違いなく、

「個人番号カード」に切り替えたほうが今後はスムーズに行く、ということでしょうね。


私はまだ「通知カード」のままです(笑)


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マイナンバー関連の書類の発送はレターパックライトと特定記録郵便がいいかもしれない


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マイナンバーが記載された書類は取扱いに注意が必要なので、

これまでのように普通郵便で郵送することはできません。

「簡易書留」なら間違いなくOKでしょうけど、都度郵便局に行かねばならない手間がかかります。

それはできれば避けたい・・・と考えていました。

そしたら健康保険組合から来年度以降の資格取得届等の発送は「トレース」できる方法で、

というお達しがありました。

そんなカタカナじゃなく、わかりやすく「追跡」と言って欲しいです。

具体的に「簡易書留」とか書いてないので、たぶんレターパックでも良いのだろうと思います。


それと、今年の初め頃にハローワークから「簡易書留」か「特定記録郵便」で発送するように

とのお達しが早々とあり、送料もったいなさに持参して提出していたのですが、

先日試に、レターパックライトに書類と「特定記録郵便」発送分の切手を貼った返信用封筒を入れて

提出したら、ちゃんと戻ってきて何のお咎めもありませんでした。

ということはハローワークについては「レターパックライト」と「特定記録郵便」はOKということですよね。


整理すると

 料金 追跡 配達方法 発送方法 
レターパック  510円 〇 手渡し ポストに投函
レターパックライト 360円 〇 ポストイン ポストに投函
簡易書留 普通郵便料金+310円  〇 手渡し 郵便局窓口
特定記録郵便普通郵便料金+160円 〇 ポストイン 郵便局窓口

ポストインより手渡しのほうが安全確実かもしれませんが、

よほどのことを除いてはポストインでも追跡が可能ならいいかなと思います。


こちらから発送して返信用封筒を同封する時に一番楽で、お金がかからないのは


「レターパックライト」に返信用の「特定記録郵便」ですよね。

小さな会社なのでたいていの場合は数枚足らずの書類で軽いんですよね、

だから「レターパックライト」ほどの大きさや容量は必要ないので、

それより小さめの封筒で、重さの限度も100gくらいでいいので、200円くらいの

追跡可能な何かサービスを日本郵便で作ってくれるといいんですよね。


と、あちこち検索していたら「クリックポスト」なるものを見つけました。

日本郵便のサービスで、旧ヤマトメール便のようなもの?

・料金一律164円(A4サイズ、厚さ3cm、重さ1kgまで)
・追跡可能
・ポストに投函するだけ

これいいなあ、と見ていたら

Yahoo JapanのIDを持っていて、Yahooウォレット決済が可能な人しか利用できないとのこと、

オークション用なんですね。。。。。

Yahooうんぬんじゃなくて、法人契約して料金は口座引き落としにしてくれたら、

このサービスいいですよねぇ。。。

返信してもらう時にもあらかじめこっちで印刷した宛て名シールを貼った封筒を用意すれば

先方に負担させずにやり取りできますよね。


今後ずっと続いていくわけだし、現状の発送方法では費用がかかります。

マイナンバー関連に特化した発送方法を日本郵便で考えて欲しいです。

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各保険料率(R01.7月現在)
        (本人)  (会社)
厚生年金保険料  91.50/1000 91.50/1000  (H29.10~)
雇用保険料   3/1000   6/1000   (H29. 4~)
子ども子育て        34/10000  (H31. 4~)
労災保険料         3/1000  (H30. 4~)
*雇用保険、労災保険料率は業種によって異なります。